フォルダ名は、いちばん短いプロンプト

前回は、フォルダの状態を5段階に分けて、レベル3までを見ました。

レベル3は「置き場が決まっていて、他人に引き継げる」状態です。仕事としては、かなり快適だと思います。

ただ前回の最後に、ひとつ引っかかることを書きました。

ここまでの整理は、全部「人のため」だった。

今回はその続きです。相手がAIになると、何が変わるのか。

AIは、目で探さない

私たちがファイルを探すときは、目で見て、記憶をたどります。

「たしか去年の秋ごろに作ったな」とか「あのフォルダの下のほうにあったはず」とか。

日付が古くても、中身を開けば「あ、これは差し替え前だ」と分かります。

AIはこれをやりません。フォルダ名とファイル名を読んで、判断します。

だから名前が正しくないと、堂々と間違えます。悪気はないんですよね。渡された名前を信じているだけなので。

名前とパスが、そのまま文脈になる

たとえば、こんな場所にファイルが置いてあるとします。

コンテンツ/シリーズ企画/確定申告/

ここには情報が3つ入っています。

これはコンテンツで、シリーズものの企画で、確定申告の話だ。

人も同じように読み取れます。ただ、いつも使う場所って、名前を読まずに手が覚えていますよね。

AIは逆で、毎回この名前を読むところから始めます。何も説明していないのに、もう伝わっている。つまりフォルダ名は、**いちばん短いプロンプト**なんです。

人には深い階層は面倒なのに、AIには情報が増える。逆転が起きているんですよね。

レベル4 ― AIを迷わせない

ここが分かれ目だと思っています。レベル3との違いは、たぶん4つ。前半の2つは「迷わせない」ための条件です。

正が1つだけになっている。

同じ計画書の新旧が、どちらも普通の名前で並んでいたとします。作った本人は覚えているので、まだ区別できます。

でも、作業の流れでコピーや複製って増えていきますよね。そうなると人でも間違える。AIは中身の記憶がないぶん、もっと確実に間違えます。

名前に状態が入っている。

作業中なのか、確定なのか、差し替え済みなのか。名前に出ていれば、AIは開かなくても判断できます。

レベル4 ― AIに置き場を教える

後半の2つは、置き場の話です。

フォルダに説明書が置いてある。

そのフォルダが何のためで、何をどこに置くのか。人には要らない情報でも、AIには要ります。新しく入った人にもそのまま効きます。

成果物の置き場が、先に決まっている。

これが一番大事かもしれません。決めていないと、AIは自分で決めた場所に作ります。

前回書いた「AIに任せると散らかる」の正体は、だいたいこれです。

なおAIに見せる範囲が決まっていることも要件なのですが、長くなるので次回に。

整理のルールが、実行されるようになる

ここからが、たぶん一番の変化です。

これまで命名ルールって、「守ろうね」で終わっていたと思うんです。

守っても得をするのは半年後の自分だけなので、正直、続かない。

整理が続かないのは、意志が弱いからじゃなくて、見返りが遅いからだと思っています。

ところがAIが相手だと、ルールがそのまま動きの合図になります。

差し替え済みの印が付いたものは片付ける。確認が済んだものは決まった場所へ移す。

人が守るルールではなく、AIが実行するルールに変わるんですよね。

見返りが、半年後じゃなくてその日に来ます。

レベル5 ― フォルダが勝手に片付く

そうなると、自分の仕事の内容も変わります。

私は自分のサイトの運用で、作ったものを一度「確認箱」に集めています。そこでOKを出したら、決まった場所に移る形です。

移動は私がやりません。私がやるのは、見てOKと言うことだけです。

片付けが作業ではなくなって、勝手に維持される状態になりました。

捨てなかったものが、教科書になる

もうひとつ、レベル5らしいなと思うことがあります。

自分の確定申告を片付けたとき、去年の分の仕訳をそのまま参考にしてもらいました。

過去の記録が、資料ではなく手本として働いたわけです。この話は近いうちに別の記事で詳しく書きます。

レベル2のころ、古いファイルはただの邪魔者でした。それが資産に変わる。

この差は、けっこう大きいと思います。

整理は、自分のためにやるものだった

まとめると、こういうことなんじゃないかと思っています。

昔の整理は、自分が探しやすくなるためのものでした。だから後回しにできたし、実際ずっと後回しにしてきました。

いまの整理は、AIに働いてもらうためのものです。しかも一度整えると、毎回効きます。

自分ひとりが速くなるのではなく、手伝ってくれる相手の精度が上がる。

同じ「フォルダを整理する」でも、意味がまるで違うんですよね。

それでも、まず片付けなきゃいけないのか

ここまで読んで、こう思われたかもしれません。

「うちはレベル1だから、まず片付けてからだな」

たぶん、それだと一生始まりません。私もずっとそうでした。

でも、いまは順番が逆でいいと思っています。

散らかっているから、AIを使えないんじゃない。散らかっているからこそ、AIに整理させる。

何年も放っておいたフォルダを、一日で

私が管理していたある仕事のフォルダは、本体が三階層の奥に埋まっていました。

画像素材は6か所に散らばって、容量も数十GBまで膨らんでいた。

何年も見て見ぬふりをしていた場所です。散らかしたのは、ほかでもない私です。

それをAIと一緒に、一日で組み替えました。

何がどこにあるか調べて、どこに移すかの一覧を作って、実際に動かして、壊れていないか確認する。

人ひとりだと気が遠くなる作業ですが、そこはAIが得意な仕事でした。

順番にレベルを上げていく必要は、たぶんもうありません。階段は飛ばせます。

ただし、方針だけは人が決めます

正直なところも書いておきます。

AIは並べ替えはできます。でも何のために並べるのかは決められません。

さっきのフォルダも、やったことの半分は「どういう順番で並べるか」を私が決める作業でした。

売上を増やすための並びなのか、事務を止めないための並びなのか、現場を回すための並びなのか。

ここが決まらないと、AIは動きようがない。

だから丸投げにはなりません。決めるのは人、動かすのはAI。

この分担が、いまのところ一番しっくりきています。

次回 ― で、それってセキュリティ的に大丈夫なの？

ここまで読んで、たぶんこう思われたはずです。

AIにフォルダの中を見せて、それは大丈夫なのか。

会社の資料も、お客さんの名前も、そこには入っています。私も同じことを考えました。

次回はその話をします。「危ないからやめよう」でも「大丈夫です」でもなく、どこに線を引くかという話です。

自分で作ったアプリに鍵をそのまま書いていて、AIに指摘された話も出てきます。

あまり格好のいい話ではないのですが、いちばん伝わると思うので書きます。

最後に

もし「うちのフォルダ、どこから手をつけたらいいんだろう」と気になったら、無料相談で聞いてください。

片付いていない状態のままで大丈夫です。むしろそのほうが話が早いです。

LINEからでも同じように相談できます。相談は無料、しつこい営業は一切しません。

そもそもなぜ長崎の小さな会社がAIなのか、という話はこちらの記事に書いています。