フォルダ名は、いちばん短いプロンプト

前回は、フォルダの状態を5段階に分けて、レベル3までを見ました。

レベル3は「置き場が決まっていて、他人に引き継げる」状態です。
仕事としては、かなり快適だと思います。

ただ前回の最後に、ひとつ引っかかることを書きました。

ここまでの整理は、全部「人のため」だった。

今回はその続きです。
相手がAIになると、何が変わるのか。

AIは、目で探さない

私たちがファイルを探すときは、目で見て、記憶をたどります。

「たしか去年の秋ごろに作ったな」とか「あのフォルダの下のほうにあったはず」とか。

日付が古くても、中身を開けば「あ、これは差し替え前だ」と分かります。

AIはこれをやりません。
フォルダ名とファイル名を読んで、判断します。

だから名前が正しくないと、堂々と間違えます。
悪気はないんですよね。
渡された名前を信じているだけなので。

名前とパスが、そのまま文脈になる

たとえば、こんな場所にファイルが置いてあるとします。

コンテンツ/シリーズ企画/確定申告/

ここには情報が3つ入っています。

これはコンテンツで、シリーズものの企画で、確定申告の話だ。

人も同じように読み取れます。
ただ、いつも使う場所って、名前を読まずに手が覚えていますよね。

AIは逆で、毎回この名前を読むところから始めます。
何も説明していないのに、もう伝わっている。
つまりフォルダ名は、**いちばん短いプロンプト**なんです。

人には深い階層は面倒なのに、AIには情報が増える。
逆転が起きているんですよね。

レベル4 ― AIを迷わせない

ここが分かれ目だと思っています。
レベル3との違いは、たぶん4つ。
前半の2つは「迷わせない」ための条件です。

正が1つだけになっている。

同じ計画書の新旧が、どちらも普通の名前で並んでいたとします。
作った本人は覚えているので、まだ区別できます。

ただ、作業の流れでコピーや複製って増えていきますよね。
そうなると人でも間違える。
AIは中身の記憶がないぶん、もっと確実に間違えます。

名前に状態が入っている。

作業中なのか、確定なのか、差し替え済みなのか。
名前に出ていれば、AIは開かなくても判断できます。

レベル4 ― AIに置き場を教える

後半の2つは、置き場の話です。

フォルダに説明書が置いてある。

そのフォルダが何のためで、何をどこに置くのか。
人には要らない情報でも、AIには要ります。
新しく入った人にもそのまま効きます。

成果物の置き場が、先に決まっている。

これが一番大事かもしれません。
決めていないと、AIは自分で決めた場所に作ります。

前回書いた「AIに任せると散らかる」の正体は、だいたいこれです。

ちなみにAIに見せる範囲が決まっていることも要件なのですが、長くなるので次回に。

整理のルールが、実行されるようになる

ここからが、たぶん一番の変化です。

これまで命名ルールって、「守ろうね」で終わっていたと思うんです。

守っても得をするのは半年後の自分だけなので、正直、続かない。

整理が続かないのは、意志が弱いからじゃなくて、見返りが遅いからだと思っています。

ところがAIが相手だと、ルールがそのまま動きの合図になります。

差し替え済みの印が付いたものは片付ける。
確認が済んだものは決まった場所へ移す。

人が守るルールではなく、AIが実行するルールに変わるんですよね。

見返りが、半年後じゃなくてその日に来ます。

レベル5 ― フォルダが勝手に片付く

そうなると、自分の仕事の内容も変わります。

私は自分のサイトの運用で、作ったものを一度「確認箱」に集めています。
そこでOKを出したら、決まった場所に移る形です。

移動は私がやりません。
私がやるのは、見てOKと言うことだけです。

片付けが作業ではなくなって、勝手に維持される状態になりました。

捨てなかったものが、教科書になる

もうひとつ、レベル5らしいなと思うことがあります。

自分の確定申告を片付けたとき、去年の分の仕訳をそのまま参考にしてもらいました。

過去の記録が、資料ではなく手本として働いたわけです。
この話は近いうちに別の記事で詳しく書きます。

レベル2のころ、古いファイルはただの邪魔者でした。
それが資産に変わる。

この差は、けっこう大きいと思います。

整理は、自分のためにやるものだった

まとめると、こういうことなんじゃないかと思っています。

昔の整理は、自分が探しやすくなるためのものでした。
だから後回しにできたし、実際ずっと後回しにしてきました。

いまの整理は、AIに働いてもらうためのものです。
しかも一度整えると、毎回効きます。

自分ひとりが速くなるのではなく、手伝ってくれる相手の精度が上がる。

同じ「フォルダを整理する」でも、意味がまるで違うんですよね。

それでも、まず片付けなきゃいけないのか

ここまで読んで、こう思われたかもしれません。

「うちはレベル1だから、まず片付けてからだな」

たぶん、それだと一生始まりません。
私もずっとそうでした。

ただ、いまは順番が逆でいいと思っています。

散らかっているから、AIを使えないんじゃない。散らかっているからこそ、AIに整理させる。

何年も放っておいたフォルダを、一日で

私が管理していたある仕事のフォルダは、本体が三階層の奥に埋まっていました。

画像素材は6か所に散らばって、容量も数十GBまで膨らんでいた。

何年も見て見ぬふりをしていた場所です。
散らかしたのは、ほかでもない私です。

それをAIと一緒に、一日で組み替えました。

何がどこにあるか調べて、どこに移すかの一覧を作って、実際に動かして、壊れていないか確認する。

人ひとりだと気が遠くなる作業ですが、そこはAIが得意な仕事でした。

順番にレベルを上げていく必要は、たぶんもうありません。
階段は飛ばせます。

ただし、方針だけは人が決めます

正直なところも書いておきます。

AIは並べ替えはしてくれます。
ただ、何のために並べるのかは決められません。

さっきのフォルダも、やったことの半分は「どういう順番で並べるか」を私が決める作業でした。

売上を増やすための並びなのか、事務を止めないための並びなのか、現場を回すための並びなのか。

ここが決まらないと、AIは動きようがない。

だから丸投げにはなりません。
決めるのは人、動かすのはAI。

この分担が、いまのところ一番しっくりきています。

次回 ― で、それってセキュリティ的に大丈夫なの？

ここまで読んで、たぶんこう思われたはずです。

AIにフォルダの中を見せて、それは大丈夫なのか。

会社の資料も、お客さんの名前も、そこには入っています。
私も同じことを考えました。

次回はその話をします。
「危ないからやめよう」でも「大丈夫です」でもなく、どこに線を引くかという話です。

自分で作ったアプリに鍵をそのまま書いていて、AIに指摘された話も出てきます。

あまり格好のいい話ではないのですが、いちばん伝わると思うので書きます。

最後に

もし「うちのフォルダ、どこから手をつけたらいいんだろう」と気になったら、無料相談で聞いてください。

片付いていない状態のままで大丈夫です。
むしろそのほうが話が早いです！

LINEからでも同じように相談できます。
相談は無料で、しつこい営業はしません。

そもそもなぜ長崎の小さな会社がAIなのか、という話はこちらの記事に書いています。