AIに任せると散らかるのは、AIのせいじゃない

「AIに任せたら、かえって散らかった」

そんな話を、たまに聞きます。

フォルダの中に見覚えのないファイルが増えていて、どれが最新か分からない。
結局、自分で作り直したほうが早かった。

ただ、これはAIが悪いわけじゃないと思っています。
置き場を先に決めていないからなんですよね。

新しく入った人に「これ、どこに保存すればいいですか」と聞かれて、答えられなかったことはないでしょうか。

AIの話をする前に、フォルダの話をさせてください

フォルダ整理って、AIの話に聞こえないと思います。

正直に言うと、私も少し前まではそう思っていました。
整理は自分が探しやすくなるだけのもので、後回しでいいものだと。

ただ、AIに仕事を頼むようになってから、考えが変わりました。
フォルダの状態が、そのままAIの精度になるんです。

散らかっていると、AIは古い資料を読みます。
しかも悪気なく、堂々と間違えます。
人なら「あれ、これ古くない？」と気づくところを、そのまま使ってしまう。

まず、いまのレベルを見てみませんか

いきなり「整理しましょう」と言われても動けないので、段階に分けてみました。

ただ、測るものさしはフォルダが綺麗かどうかではないです。

見るのはここ一本です。

AIに、探させずに渡せる状態か。

この基準だと、見た目が地味でも合格になります。
逆に、色分けやアイコンで飾ってあっても、不合格になったりします。

レベル	状態	一発で分かる目印
1	デスクトップが本棚	画面がアイコンで埋まっている
2	フォルダはある（自分にしか分からない）	「新しいフォルダ (2)」がある
3	置き場が決まっている	新しい書類が来ても迷わない
4	AIが読める	どれが最新か、名前だけで分かる
5	フォルダが勝手に片付く	自分では動かしていないのに整っている

今回はレベル1から3まで。
4と5は次回にします。

先に言っておくと、レベル3まではAIと関係ありません。
全部、人のための整理です。
ここが今回の一番大事なところかもしれません。

レベル1 ― デスクトップが本棚になっている

とりあえずデスクトップに保存する。
気づいたら画面がアイコンで埋まっている。

たぶん、これが一番多いんじゃないでしょうか。
責める気はまったくなくて、忙しいと自然とこうなります。

このレベルで本当に痛いのは、実は探す時間じゃないんですよね。

見つからないから、もう一回作る。

探すのは数分で済みます。
でも、作り直すと半日が消えます。
しかも同じ資料が3つできて、次はもっと分からなくなる。

ここにいる方に、AIは正直あまり効きません。
渡すファイルが見つからないので。

レベル2 ― フォルダはある。でも自分にしか分からない

フォルダは切った。
でも中を開くと「資料」「その他」「新しいフォルダ (2)」が並んでいる。
深さもバラバラで、3階層のものと1階層のものが混ざっている。

このレベルの決定的な症状が、これです。

最終版_修正_これ最終.docx

心当たり、ありませんか。
私にもありました。

ここの問題は、探せないことじゃないです。
どれが正しいのか、自分でも分からなくなることです。

検索に頼るので、名前を覚えているものは出てきます。
でも、覚えていないものは、あることすら忘れます。

レベル3 ― 置き場が決まっている

新しい書類が来たときに、どこに置くか迷わない。

大事なのは、そのルールが自分の頭の中じゃなくて、言葉になっていることです。
「なんとなくここ」ではなく「請求書は月次に入れる」と言える状態。

ここまで来ると、はじめて他人に引き継げます。

急に休んでも誰かが代われる。
新しい人が入っても、口で説明しなくていい。
会社としては、実はここが一番大きい変化かもしれません。

ちなみに、何で分けるのが正解かは仕事によって変わります。

事務なら月次・年次といった周期、営業なら商談中・提案済みといった段階、現場監督なら現場ごと。
この話はまた別の機会に書きます。

ここまでは、全部「人のための整理」です

レベル3まで来ると、だいぶ快適になります。

ただ、ここまでの整理は人が探しやすくするためのものなんですよね。
主役は自分の目と記憶です。
だから、多少ルールから外れていても、自分が覚えていれば回ります。

AIが相手になると、ここが変わります。

AIは目で探しません。
フォルダ名とファイル名を読んで判断します。
「たぶんこっちが新しいだろう」という空気は読んでくれない。

つまりレベル4から先は、整理の内容ではなく、整理する理由そのものが変わります。

次回 ― フォルダ名は、いちばん短いプロンプト

次回は、レベル4と5の話をします。

フォルダの名前がそのままAIへの指示になる、という話です。
少し不思議な感じがするかもしれませんが、慣れると当たり前になります。

そしてもうひとつ。

「散らかっているから、AIを使えない」ではなくて、散らかっているからこそ、AIに整理させるという話をします。

何年も手をつけられなかったフォルダを、AIと一緒に一日で組み替えたことがあります。
順番にレベルを上げていく必要は、たぶんもうないです。

今日は、自分がどこにいるかだけ分かれば十分です

レベル1でも2でも、まったく問題ありません。
私も最初はそうでした。

そもそもなぜ長崎の小さな会社がAIなのか、という話はこちらの記事に書いています。

もし「うちはどこから手をつけたらいいんだろう」と迷われたら、無料相談で気軽に聞いてください。
フォルダを見せていただかなくても、お話を聞けばだいたい分かります。

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