まちのAI屋さん
昼は現場、夜は机で請求書やお知らせ文。事務仕事はいつも閉店後、ですよね。
人手は足りないし、事務員さんを雇う余裕もない。
「AIが便利らしい」と聞いても、自分の仕事のどこに使えるのかピンと来ないと思います。
この記事では、AIで時短できる事務仕事を15個、チェックリストにまとめました。
先に結論から
AIが得意なのは「文章を書く」「情報を整理する」「計算やチェックの下準備」の3つ。 逆に、判断とお金の最終確認は、今までどおり人の仕事です。
私は「めんどうな事務仕事、AIで半分にしませんか。」を看板に掲げています。
「半分」は大げさではありません。
下書きをAIに任せて、人は直すだけ。
そう割り切ると、本当にそれくらい変わります。
なお、この記事でいうAIは、ChatGPTのような「文章や画像を作れるAI」のことです。時短の目安はあくまで私の感覚値なので、参考程度に見てください。
① 文章系 — 「書く仕事」はAIの一番の得意分野
ゼロから書くのと、出てきた下書きを直すだけ。この差が一番大きいのが文章です。
□ 1. お客様へのお礼メール・返信
今は毎回ゼロから文面を悩む → AIなら要点を3つ伝えて下書きをもらい、自分の言葉に直すだけ。（目安は15分が5分に）
□ 2. お知らせ文・案内文（臨時休業・料金改定など）
今は失礼のない言い回しを探して手が止まる → AIなら事情を伝えれば丁寧な文面の案が出る。（目安は30分が10分に）
□ 3. 求人の募集文
今は何を書けばいいかわからず後回し → AIなら仕事内容と条件を伝えると、たたき台が出る。（目安は数日寝かせていたものが当日中に）
□ 4. LINEやSNSの配信文
今はネタも言葉も浮かばず更新が止まる → AIなら「今月のお知らせを3案」と頼んで選ぶだけ。（目安は1本20分が5分に）
□ 5. お詫び文・かしこまった挨拶文
今は一番気を使うので一番時間がかかる → AIなら状況を伝えると角の立たない案が出る。仕上げの確認は必ず自分で。（目安は1時間が20分に）
② 整理系 — 議事録やメモの整理、夜にやっていませんか？
「読む・まとめる・書き写す」もAIの得意分野です。
□ 6. 打ち合わせの議事録
今はメモを見ながら夜に清書 → AIなら録音の文字起こしを渡して「決まったことを箇条書きに」と頼む。（目安は1時間が15分に）
□ 7. 手書きメモ・音声メモの清書
今は走り書きを思い出しながら打ち直す → AIならスマホで撮るか吹き込んで、文章に整えてもらう。（目安は30分が10分に）
□ 8. 長いメールや書類の要約
今は読むだけで一苦労 → AIなら「3行でまとめて。こちらがやることは何？」と聞く。（目安は20分が5分に）
□ 9. 引き継ぎメモ・簡単なマニュアル
今は頭の中にあるだけで、文書にする時間がない → AIなら口で説明したことを手順書の形に整えてもらう。（目安は数時間が1時間に）
□ 10. よくある質問（FAQ）作り
今は同じ質問に毎回同じ説明 → AIならよく聞かれる質問を挙げると、回答文の下書きが出る。（目安は半日仕事が1時間に）
③ 計算・チェック系 — 数字まわりの「下準備」を任せる
金額の最終確認は人間の仕事です。でも、その手前の準備はAIが手伝えます。
□ 11. 請求書・見積書の項目の下書き
今は明細の書き方や但し書きに毎回悩む → AIなら作業内容を伝えると項目案と文言が出る。金額は必ず自分で確認。（目安は20分が10分に）
□ 12. エクセルの困りごと相談
今は使い方がわからず手計算 → AIなら「こういう表でこう計算したい」と聞けば手順を教えてくれる。（目安は調べ物1時間が10分に）
□ 13. 売上メモの集計・表づくり
今はノートの数字を電卓で集計 → AIなら数字を渡して「月ごとの表に」と頼む。転記ミスがないか確認は自分で。（目安は1時間が20分に）
□ 14. 誤字脱字・言い回しのチェック
今は自分で読み返しても見落とす → AIなら送る前に「おかしい所を指摘して」と頼むだけ。（目安は見落としがぐっと減る）
□ 15. 段取り・やることリスト作り
今は頭の中で段取りして抜けが出る → AIなら予定を伝えると準備リストの案が出る。（目安は抜け漏れの手戻りが減る）
まず1つだけ選ぶなら、どれ？
私のおすすめは 2番の「お知らせ文・案内文」 です。理由は3つ。頻度がそこそこある、失敗してもやり直せる、効果がその場でわかるからです。
「うちの業種だと、どれから始めるのが合っている？」を一緒に選ぶ少人数のセミナーもやっています。パソコンが苦手でも、スマホだけで大丈夫です。
まとめ
- AIが得意なのは「文章・整理・計算の下準備」の3つ
- 完璧を求めず、「下書きはAI、仕上げは自分」と割り切る
- まずはお知らせ文かお礼メールから、1つだけ試す
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