昼は現場、夜は机で請求書やお知らせ文。事務仕事はいつも閉店後、ですよね。 人手は足りないし、事務員さんを雇う余裕もない。 「AIが便利らしい」と聞いても、自分の仕事のどこに使えるのかピンと来ないと思います。

この記事では、AIで時短できる事務仕事を15個、チェックリストにまとめました。

先に結論です。AIが得意なのは「文章を書く」「情報を整理する」「計算やチェックの下準備」の3つ。 逆に、判断とお金の最終確認は、今までどおり人の仕事です。

私は「めんどうな事務仕事、AIで半分にしませんか。」を看板に掲げています。「半分」は大げさではありません。下書きをAIに任せて、人は直すだけ。そう割り切ると、本当にそれくらい変わります。

なお、この記事でいうAIは、ChatGPTのような「文章や画像を作れるAI」のことです。時短の目安はあくまで私の感覚値なので、参考程度に見てください。

その1: 文章系 — 「書く仕事」はAIの一番の得意分野

ゼロから書くのと、出てきた下書きを直すだけ。この差が一番大きいのが文章です。

□ 1. お客様へのお礼メール・返信 今：毎回ゼロから文面を悩む → AIなら：要点を3つ伝えて下書きをもらい、自分の言葉に直すだけ。（目安：15分が5分に）

□ 2. お知らせ文・案内文（臨時休業・料金改定など） 今：失礼のない言い回しを探して手が止まる → AIなら：事情を伝えれば丁寧な文面の案が出る。（目安：30分が10分に）

□ 3. 求人の募集文 今：何を書けばいいかわからず後回し → AIなら：仕事内容と条件を伝えると、たたき台が出る。（目安：数日寝かせていたものが当日中に）

□ 4. LINEやSNSの配信文 今：ネタも言葉も浮かばず更新が止まる → AIなら：「今月のお知らせを3案」と頼んで選ぶだけ。（目安：1本20分が5分に）

□ 5. お詫び文・かしこまった挨拶文 今：一番気を使うので一番時間がかかる → AIなら：状況を伝えると角の立たない案が出る。仕上げの確認は必ず自分で。（目安：1時間が20分に）

その2: 整理系 — 議事録やメモの整理、夜にやっていませんか？

「読む・まとめる・書き写す」もAIの得意分野です。

□ 6. 打ち合わせの議事録 今：メモを見ながら夜に清書 → AIなら：録音の文字起こしを渡して「決まったことを箇条書きに」と頼む。（目安：1時間が15分に）

□ 7. 手書きメモ・音声メモの清書 今：走り書きを思い出しながら打ち直す → AIなら：スマホで撮るか吹き込んで、文章に整えてもらう。（目安：30分が10分に）

□ 8. 長いメールや書類の要約 今：読むだけで一苦労 → AIなら：「3行でまとめて。こちらがやることは何？」と聞く。（目安：20分が5分に）

□ 9. 引き継ぎメモ・簡単なマニュアル 今：頭の中にあるだけで、文書にする時間がない → AIなら：口で説明したことを手順書の形に整えてもらう。（目安：数時間が1時間に）

□ 10. よくある質問（FAQ）作り 今：同じ質問に毎回同じ説明 → AIなら：よく聞かれる質問を挙げると、回答文の下書きが出る。（目安：半日仕事が1時間に）

その3: 計算・チェック系 — 数字まわりの「下準備」を任せる

金額の最終確認は人間の仕事です。でも、その手前の準備はAIが手伝えます。

□ 11. 請求書・見積書の項目の下書き 今：明細の書き方や但し書きに毎回悩む → AIなら：作業内容を伝えると項目案と文言が出る。金額は必ず自分で確認。（目安：20分が10分に）

□ 12. エクセルの困りごと相談 今：使い方がわからず手計算 → AIなら：「こういう表でこう計算したい」と聞けば手順を教えてくれる。（目安：調べ物1時間が10分に）

□ 13. 売上メモの集計・表づくり 今：ノートの数字を電卓で集計 → AIなら：数字を渡して「月ごとの表に」と頼む。転記ミスがないか確認は自分で。（目安：1時間が20分に）

□ 14. 誤字脱字・言い回しのチェック 今：自分で読み返しても見落とす → AIなら：送る前に「おかしい所を指摘して」と頼むだけ。（目安：見落としがぐっと減る）

□ 15. 段取り・やることリスト作り 今：頭の中で段取りして抜けが出る → AIなら：予定を伝えると準備リストの案が出る。（目安：抜け漏れの手戻りが減る）

まず1つだけ選ぶなら、どれ？

私のおすすめは 2番の「お知らせ文・案内文」 です。理由は3つ。頻度がそこそこある、失敗してもやり直せる、効果がその場でわかるからです。

「うちの業種だと、どれから始めるのが合っている？」を一緒に選ぶ少人数のセミナーもやっています。パソコンが苦手でも、スマホだけで大丈夫です。

まとめ

  • AIが得意なのは「文章・整理・計算の下準備」の3つ
  • 完璧を求めず、「下書きはAI、仕上げは自分」と割り切る
  • まずはお知らせ文かお礼メールから、1つだけ試す

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